Informativa sul trattamento dei dati personali
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR")
Ultimo aggiornamento: [DA COMPLETARE: data di pubblicazione]
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Sebastiano Santi [DA VERIFICARE: nome completo e titolarità dell'attività], titolare dell'impresa individuale che opera con il nome commerciale Ufficio Host Italia, P. IVA 02656790975 [DA VERIFICARE: intestatario], con sede in Via del Bisenzio 4, 59024 Vernio (PO) [DA VERIFICARE: corrispondenza con la sede fiscale].
Contatti: info@ufficiohost-italia.it · PEC: [DA COMPLETARE, se disponibile] · Telefono: [DA COMPLETARE, facoltativo].
Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) [DA VERIFICARE con l'avvocato che la nomina non sia obbligatoria].
2. A chi si rivolge questa informativa
A chi visita il sito ufficiohost-italia.it, a chi compila i moduli di contatto, a chi acquista i nostri servizi ("clienti") e a chi si iscrive alla newsletter.
I dati degli ospiti degli immobili dei nostri clienti sono trattati da noi per conto dei clienti stessi: per questi dati il titolare è il cliente e noi siamo responsabili del trattamento (vedi punto 9).
3. Quali dati trattiamo
| Categoria | Esempi | Da dove arrivano |
|---|---|---|
| Dati di contatto | Nome, cognome, email, telefono | Moduli del sito, email, telefonate |
| Dati della richiesta | Comune dell'immobile, numero di immobili, stato della pratica CIN, preferenze di contatto, messaggio | Moduli del sito |
| Dati contrattuali e fiscali | Codice fiscale o P. IVA, indirizzo, servizio acquistato, prezzo, date di firma, fatture | Cliente |
| Dati dell'immobile | Indirizzo, CIN, codice regionale, posti letto, piattaforme utilizzate, informazioni sulla tassa di soggiorno | Cliente |
| Credenziali di accesso ai portali pubblici | Utenze di Alloggiati Web, portali regionali e comunali, solo per i clienti del servizio di gestione | Cliente, in videochiamata o tramite gestore di password |
| Dati di pagamento | Esito, importo, identificativo della transazione e del cliente Stripe. I dati completi della carta non transitano né sono conservati sui nostri sistemi | Stripe |
| Dati dell'account | Email, identificativi, preferenze, log di accesso [DA VERIFICARE: esiste un'area clienti?] | Utente |
| Comunicazioni | Contenuto di email e note delle telefonate. Le telefonate e le videochiamate non vengono registrate [DA VERIFICARE] | Cliente |
| Dati di navigazione | Indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser, pagine visitate, identificatori online | Dispositivo dell'utente, cookie e strumenti simili (vedi Cookie Policy) |
| Dati per il marketing | Iscrizione alla newsletter, data e testo del consenso, aperture e click [DA VERIFICARE: funzioni attive nello strumento di invio] | Utente |
Non chiediamo dati particolari (art. 9 GDPR). Ti chiediamo di non inviarci documenti di identità, dati di terzi o informazioni non necessarie.
4. Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica | Conferimento |
|---|---|---|
| a) Rispondere alle richieste e preparare un preventivo, anche con una telefonata | Misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6.1.b GDPR) | Necessario per rispondere |
| b) Concludere ed eseguire il contratto: attivazione, adempimenti per conto del cliente, assistenza, riepiloghi | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) | Necessario per erogare il servizio |
| c) Gestire pagamenti, fatture e obblighi contabili e fiscali | Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) | Necessario |
| d) Sicurezza del sito e dei sistemi, prevenzione di abusi, difesa in giudizio | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) | – |
| e) Statistiche sull'uso del sito tramite strumenti che richiedono consenso | Consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 122 D.Lgs. 196/2003) | Facoltativo |
| f) Misurazione e personalizzazione della pubblicità su Google e Meta | Consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 122 D.Lgs. 196/2003) | Facoltativo |
| g) Newsletter e comunicazioni promozionali | Consenso (art. 6.1.a GDPR) | Facoltativo |
| h) Comunicazioni sul servizio già acquistato (scadenze, novità normative che lo riguardano) | Esecuzione del contratto | – |
Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca: per i cookie dal link "Preferenze cookie" in fondo a ogni pagina, per la newsletter dal link presente in ogni email o scrivendo a info@ufficiohost-italia.it.
Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producono effetti giuridici o significativi sull'interessato [DA VERIFICARE].
5. Come trattiamo i dati
Con strumenti informatici e con misure di sicurezza adeguate: accesso al gestionale riservato al personale autorizzato, regole di accesso a livello di database, credenziali dei portali conservate in un gestore di password cifrato e mai in email o messaggi, autenticazione a più fattori dove disponibile [DA VERIFICARE: misure effettivamente attive].
6. A chi comunichiamo i dati
I dati possono essere trattati da personale autorizzato e comunicati ai seguenti soggetti, solo per quanto necessario:
| Destinatario | Servizio | Ruolo privacy | Sede del trattamento |
|---|---|---|---|
| Lovable [DA VERIFICARE: società e contratto] | Realizzazione e hosting del sito | [DA VERIFICARE] | [DA VERIFICARE] |
| Supabase [DA VERIFICARE: società e regione del progetto] | Database, autenticazione, funzioni server | Responsabile del trattamento | [DA VERIFICARE: regione UE o extra UE] |
| Stripe [DA VERIFICARE: entità contrattuale] | Pagamenti | Titolare autonomo per gli obblighi propri, responsabile per il resto [DA VERIFICARE] | UE e USA |
| Google (Google Ads, Google Analytics) [DA VERIFICARE: strumenti attivi] | Misurazione e pubblicità, solo con consenso | [DA VERIFICARE: responsabile o titolare autonomo secondo il prodotto] | UE e USA |
| Meta Platforms Ireland Ltd. [DA VERIFICARE: Pixel e/o API Conversioni] | Misurazione e pubblicità, solo con consenso | Contitolare per la raccolta e trasmissione dei dati tramite Pixel [DA VERIFICARE] | UE e USA |
| [DA COMPLETARE: fornitore email e newsletter] | Posta elettronica e newsletter | Responsabile del trattamento | [DA COMPLETARE] |
| [DA COMPLETARE: servizio di firma elettronica] | Firma dei contratti | Responsabile del trattamento | [DA COMPLETARE] |
| [DA COMPLETARE: gestore di password] | Custodia cifrata delle credenziali | Responsabile del trattamento | [DA COMPLETARE] |
| [DA COMPLETARE: modulo di check-in per gli ospiti] | Raccolta dei dati degli ospiti per conto dei clienti | Sub-responsabile | [DA COMPLETARE] |
| Commercialista e consulenti | Obblighi fiscali, tutela legale | Titolari autonomi o responsabili | Italia |
| Questura, Regioni, Comuni, Ministero del Turismo | Adempimenti svolti per conto del cliente | Destinatari per obbligo di legge | Italia |
I dati non vengono diffusi né venduti. L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Alcuni fornitori possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri Paesi fuori dallo Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea per le società certificate all'EU-U.S. Data Privacy Framework, oppure delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea [DA VERIFICARE: certificazione e garanzie di ogni fornitore]. Puoi richiedere una copia delle garanzie scrivendo a info@ufficiohost-italia.it.
8. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dati | Durata |
|---|---|
| Richieste di contatto che non diventano contratto | 12 mesi dall'ultimo contatto [DA VERIFICARE] |
| Contratti, fatture e documenti contabili | 10 anni, come previsto dall'art. 2220 del Codice civile |
| Altri dati dei clienti | Durata del contratto e 24 mesi dopo la cessazione, poi anonimizzati [DA VERIFICARE] |
| Credenziali dei portali pubblici | Fino alla cessazione del servizio; cancellate entro 30 giorni [DA VERIFICARE] |
| Account | Fino alla chiusura dell'account; dopo 24 mesi di inattività [DA VERIFICARE] |
| Log di sicurezza | [DA COMPLETARE: es. 6-12 mesi] |
| Iscrizione alla newsletter | Fino alla revoca; la prova del consenso per il tempo necessario a dimostrarlo [DA VERIFICARE] |
| Preferenze cookie | 6 mesi, poi la scelta viene richiesta di nuovo [DA VERIFICARE] |
| Dati necessari a difendersi in giudizio | Fino alla prescrizione dei diritti |
9. Dati degli ospiti trattati per conto dei clienti
Per i clienti del servizio di gestione degli adempimenti, trattiamo i dati degli ospiti dei loro immobili (generalità e, per il capogruppo, dati del documento di identità) per conto del cliente, che è il titolare del trattamento, sulla base di un accordo scritto ai sensi dell'art. 28 GDPR. Gli ospiti inseriscono i dati in un modulo online, senza foto o copie dei documenti. Trasmettiamo i dati alla Questura e agli enti competenti e cancelliamo i dati del modulo entro 24 ore dalla ricevuta di trasmissione. Per esercitare i propri diritti, l'ospite deve rivolgersi al gestore dell'immobile.
10. I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR), scrivendo a info@ufficiohost-italia.it. Rispondiamo entro un mese, prorogabile nei casi previsti dalla legge. Alcuni dati devono essere conservati per obblighi di legge anche dopo una richiesta di cancellazione.
Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
11. Minori
I servizi non sono rivolti a minori di 18 anni.
12. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa se cambiano i servizi o i trattamenti. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in alto; comunicheremo ai clienti via email le modifiche rilevanti.